Projectondersteuning

Aanvraag indienen
Stichtingen en verenigingen kunnen een aanvraag indienen voor ondersteuning van een project. Met name projecten die plaatsvinden in of betrekking hebben op de provincie Utrecht worden ondersteund. In enkele gevallen worden projecten van nationaal belang ondersteund. Het K.F. Hein Fonds verstrekt garanties en giften.

Werkvelden

Het K.F. Hein Fonds steunt projecten in de werkvelden: Natuurbehoud, Maatschappelijk werk, Cultuur en Volk- sontwikkeling, Monumentenzorg, Podiumkunsten, Volksgezondheid. 

Natuurbehoud
Projecten die gericht zijn op het herstel, behoud of beleefbaar maken van natuur worden door het K.F.Hein Fonds ondersteund. Het fonds ondersteunde bijvoorbeeld de aanleg van diverse klompenpaden in de provincie Utrecht. Maar ook werden aanvragen gehonoreerd voor het herstellen van houtwallen en educatieve natuurprojecten.

Maatschappelijk werk
Het K.F.Hein Fonds heeft van oudsher veel oog voor groepen die het bovengemiddeld moeilijk hebben in onze samenleving. Denk bijvoorbeeld aan gehandicapten, dak- en thuislozen en vluchtelingen. Concrete projecten die gericht zijn op de participatie of zelfredzaamheid van deze doelgroepen komen in aanmerking voor financiële ondersteuning. Aanvragen kunnen worden ingediend door organisaties voor maatschappelijk werk of zelforganisaties.

Cultuur en Volksontwikkeling
Het stimuleren van het culturele klimaat is een van de speerpunten van het K.F.Hein Fonds. Aanvragen voor bijvoorbeeld exposities, publicaties en educatieve projecten komen in aanmerking voor ondersteuning. Zowel amateurkunst als professionele (experimentele) kunst worden ondersteund.

Monumentenzorg
In de provincie Utrecht staan vele monumenten die zijn gerestaureerd met een bijdrage van het K.F.Hein Fonds. Denk aan de vele kastelen, buitenplaatsen, en kerken. Het fonds wil niet alleen het behoud van ons erfgoed stimuleren, maar ook de openstelling, beleefbaarheid en herbestemming.

Podiumkunsten
Dat het K.F. Hein Fonds graag de spotlight richt op talloze culturele activiteiten in de provincie, hoeft niet te verbazen. Om de diversiteit in toneel en theater te waarborgen, biedt het K.F. Hein Fonds vooral de kleinere gezelschappen graag een podium, door uitvoeringen te ondersteunen. Ook professionele gezelschappen die een (thuis)basis hebben in Utrecht kunnen bij het fonds een aanvraag indienen.

Volksgezondheid
Het K.F. Hein Fonds laat de expertise altijd over aan geneeskundige instellingen. Medische instellingen kunnen bijdragen verwachten voor de bekostiging van bijvoorbeeld nieuwe accommodaties en medische apparatuur. Daarnaast is het fonds recent een pilot gestart met het Utrechts Universiteitsfonds. Via dit fonds worden projecten gesteund op het gebied van life sciences en the dynamic of the youth.

Universitaire projecten
Het K.F.Hein Fonds ondersteunt jaarlijks een aantal projecten van de Universiteit Utrecht. Hiervoor wordt nauw samengewerkt met het Utrechts Universiteitsfonds. Afdelingen van de Universiteit Utrecht kunnen bij het Universiteitsfonds eenmaal per jaar een aanvraag voor ondersteuning vanuit het K.F.Hein Fonds indienen. Kijk hier voor meer informatie.



Waar moet een aanvraag aan voldoen?

Het K.F. Hein Fonds ondersteunt met name initiatieven die plaatsvinden in of betrekking hebben op de provincie Utrecht. Hiervan wordt afgeweken waar het gaat om projecten van landelijk belang. Instellingen kunnen eenmaal per jaar in aanmerking komen voor een toezegging. Voorts is het fonds zeer terughoudend met het steunen van symposia, congressen en studiedagen.
De richtlijnen die gelden bij het indienen van een aanvraag vindt u hier.

Wat vinden wij belangrijk?
Bij elke toekenning wordt een nieuwe afweging gemaakt. Het toekennen van giften is daarmee in feite maatwerk. Het is daarom soms ook moeilijk om van te voren aan te geven of een aanvraag kansrijk is. Er zijn immers vele factoren die een rol kunnen spelen.

  • Enthousiasme en bevlogenheid bij de aanvrager. Gelooft u in uw eigen project?
  • Haalbaarheid. Geloven anderen in uw project, willen zij er aan bijdragen het tot een succes te maken, is het financiële plaatje realistisch, zal het resultaat gewaardeerd worden?
  • Schaal en omvang. Is het nog overzichtelijk, is er een duidelijk projectplan, is de organisatie zodanig dat dit vertrouwen geeft in een goede afloop?
  • Reikwijdte. Zijn er veel mensen bij betrokken of worden er veel mensen mee bereikt?
  • Onbaatzuchtigheid. Werken er (veel) vrijwilligers aan mee, steekt de organisatie er zelf ook voldoende geld in?
  • Inzet. Doet de aanvrager echt zijn best om het rond te krijgen, worden meer fondsen benaderd, worden andere financiële bronnen aangeboord?
  • Amateurs. Doen er veel amateurs aan mee? Dit is belangrijk voor het K.F. Hein Fonds, hoewel dit niet wil zeggen dat wij geen professionele organisaties en activiteiten steunen.
  • Tot slot dienen organisaties te voldoen aan de beginselen van 'goed bestuur'. Dit houdt onder andere in: scheiding van functies en het voeren van een deugdelijke boekhouding. Al deze aspecten wegen mee bij het beoordelen van een aanvraag.


Een aanvraag indienen

Een aanvraag kan alleen worden ingediend door een stichting of een vereniging.
Aanvragen tot en met € 5.000,--
Aanvragen met een gevraagd bedrag tot en met € 5000,-- worden door het bureau behandeld. De behandelingstermijn voor deze aanvragen kan oplopen tot twee maanden. Projecten die reeds gestart zijn worden niet ondersteund. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, er is dus geen uiterlijke indieningdatum.

Aanvragen vanaf € 5.000,--
Aanvragen met een gevraagd bedrag boven de € 5000,-- worden altijd voorgelegd aan ons bestuur, met een advies van het bureau. Het bestuur vergadert vier maal per jaar, waardoor de behandeltijd kan oplopen tot vier maanden. Het bestuur bespreekt geen projecten die reeds gestart zijn. De indieningsdata van 2017 vindt u hier. Anderhalve maand na de indieningsdatum kunt u een reactie op uw aanvraag verwachten.

Kijk voor andere fondsen en subsidiemogelijkheden hier.

Inloopspreekuur
Het kan heel nuttig zijn om ons al in een vroeg stadium te benaderen als u een plan hebt. Het is zonde van alle moeite als u een complete aanvraag naar ons opstuurt die wij meteen moeten afwijzen. U kunt ons altijd bellen of mailen of langskomen tijdens het spreekuur dat wij elke dinsdagochtend van 10.30 tot 12.00 uur houden. Het kan ook voorkomen dat wij u niet direct kunnen helpen, maar dat wij u wel kunnen adviseren.

Digitaal aanvragen
Aanvragen kunnen worden ingediend door stichtingen en verenigingen via ons digitale aanvragensysteem. Als u nooit eerder een aanvraag heeft ingediend, moet u eerst een persoonlijk account maken en hierna uw organisatie registreren. Als wij uw organisatie hebben geregistreerd, ontvangt u een e-mail, waarna u uw aanvraag kunt indienen. Als u al eerder een aanvraag heeft ingediend, kunt u uw oude account gebruiken. Als de organisatie al wel bij ons geregistreerd staat, maar u heeft zelf nog geen account, dan kunt u een eigen account maken en moet u opnieuw uw organisatie registreren. 

Financieringsmix
Het K.F. Hein Fonds financiert de kosten van een project nooit volledig. Projecten waarvan de kosten uit verschillende financieringsbronnen worden gedragen hebben onze voorkeur. Denkt u daarbij behalve aan kaartverkoop en een bijdrage uit de eigen middelen van de organisatie ook aan crowdfunding, De Utrechtse Cultuurlening, ondersteuning door overheden, overheidsfondsen of andere particuliere fondsen. U kunt bijvoorbeeld denken aan fondsen die in de provincie Utrecht actief zijn als:
het Elise Mathilde Fonds,
het Carel Nengerman Fonds,
het Prins Bernhard Cultuurfonds Utrecht,
het Mien van 't Sant Fonds,
het Fentener van Vlissingen Fonds,
de Winter-Heijnsius Stichting,
de Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht,
het Evert Zoudenbalch Huis,
het Kees Eijrond Fonds,
de Van Veenendaal-Bot Stichting,
de Van Tellingen-Pul Stichting of
het Amersfoorts Cultuurfonds.

Fondsen die in heel Nederland actief zijn ondersteunen ook projecten in Utrecht zoals:
het VSBfonds,
Fonds 21,
het Oranje Fonds,
Het Prins Bernhard Cultuurfonds,
de Janivo Stichting,
het Kansfonds,
Stichting Zabawas, en
Stichting Dioraphte.

Deze opsomming is niet volledig. Namen van meer landelijk, regionaal en lokaal actieve fondsen kunt u vinden in het Fondsenboek. 


Een toezegging opvragen

Een besluit (positief of negatief) wordt u altijd schriftelijk medegedeeld. In deze brief staan ook de eventuele voorwaarden voor het uitbetalen van de toezegging. Mochten wij negatief over uw aanvraag hebben besloten, dan kunt u contact met ons opnemen over de reden van afwijzing.

Een toezegging
Wanneer het bureau of het bestuur een besluit heeft genomen, ontvangt u altijd bericht. Het fonds betaalt toegezegde subsidies uit na afronding van het project. Om uw toezegging op te vragen, moet u via het digitale aanvragensysteem het verzoek om betaling indienen. Vult u het desbetreffende gedeelte van het formulier in en zorg u ervoor dat u de volgende documenten digitaal beschikbaar heeft:
- De eindafrekening met overzicht van kosten en baten (inclusief de toezeggingen van andere fondsen).
- Eventueel een toelichting op de eindafrekening.
- Enkele kopieën van grote facturen.
- Een bankafschrift waaruit de IBAN gegevens en tenaamstelling van de aanvragende stichting/vereniging blijken.
- Voor de uitbetaling van giften van € 25.000,-- of meer dienen wij bovendien een door een accountant ondertekende verklaring te krijgen waaruit blijkt dat de kosten werkelijk zijn gemaakt.

Een inhoudelijk verslag wordt op prijs gesteld. Wanneer wij echter meer informatie wensen over het verloop van het project, kan het gebeuren dat wij om een projectverslag of evaluatie vragen.

Voorschot
Op uw verzoek kunnen wij een voorschot op de toegezegde subsidie overmaken. Ook het verzoek om een voorschot kunt u via ons digitale aanvragensysteem indienen. In de regel maken wij de helft van het toegezegde bedrag over, dit ter beoordeling van het bureau. Voegt u in elk geval de volgende documenten bij uw verzoek:

- een actuele begroting met dekkingsplan;
- enkele kopieën van facturen of getekende offertes waaruit blijkt dat er kosten zijn gemaakt of binnenkort gemaakt zullen worden;
- een bankafschrift waaruit de IBAN-gegevens en tenaamstelling van de aanvragende organisatie blijken.

Wijzigingen
Wijzigingen in uw project dient u zo spoedig mogelijk aan ons door te geven. Wijzigingen kunt u mailen naar hein@kfhein.nl (vermeldt u daarbij de naam van de organisatie, projectnaam, en aanvraagnummer).

Naamsvermelding
Wij stellen het zeer op prijs wanneer u het K.F.Hein Fonds vermeldt als subsidiënt. U kunt ons logo hier downloaden. Wij verwachten geen tegenprestatie voor de gift. Wel ontvangen wij graag een uitnodiging voor de uitvoeringen, evenementen, festivals of activiteiten, of een exemplaar van door het Fonds ondersteunde boeken of films. Hoewel wij graag alle projecten zouden willen bezoeken, is dit voor ons niet haalbaar. Wanneer wij een uitvoering of activiteit willen bijwonen, laten wij dit zo spoedig mogelijk weten.



Voorbeelden

Bericht na de vergadering juni 2017

SPRING festival

Bericht na de vergadering maart 2017

Bericht na de vergadering december 2016

Aanvraag indienen