Privacyreglement K.F.Hein Stichting

wo 15 jul 2015

Privacyreglement K.F.Hein Stichting

De K.F.Hein Stichting en dochterstichtingen verwerken persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de regelingen Projectondersteuning, Individuele Noden, Studiebeurzen en Buurtinitiatieven. De wijze waarop deze gegevens worden verkregen en verwerkt staat omschreven in het privacyreglement.

Open reglement in pdf

Wanneer een maatschappelijk werker een aanvraag indient tbv een cliënt, dan moet de cliënt hiervoor schriftelijk toestemming geven. Hiervoor kan het toestemmingsverklaring worden gebruikt. De instelling van maatschappelijk werk is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de toestemming en moet het formulier in de eigen administratie bewaren. Het hoeft dus niet te worden meegestuurd met de aanvraag.

Open het toestemmingsformulier in pdf
 

Privacyreglement

Artikel 1 - Begripsbepaling
a. Verantwoordelijke: de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 1 van de Wet bescherming persoonsgegevens zijnde de K.F. Hein Stichting. De K.F.Hein Stichting is gevestigd aan de Maliesingel nummer 28 in Utrecht en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41178172.
b. Bureau: het bureau van de K.F.Hein Stichting, bestaande uit directie en medewerkers, belast met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden.
c. Dochterstichtingen: de Stichting K.F. Hein Fonds (ingeschreven bij de kamer van Koophandel onder nummer 41183978) en de Stichting K.F. Hein Fonds Studie en Individuele Noden (ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41187657). De dochterstichtingen verstrekken in opdracht van de K.F. Hein Stichting financiële giften.
d. Aanvraag: een aanvraag voor financiële ondersteuning op grond van een van de regeling voor Projectondersteuning, Individuele Noden, Studiebeurzen of Buurtinitiatieven.
e. Aanvrager: degene die een aanvraag indient.  Dit kan zijn een contactpersoon (namens een organisatie), student, of een maatschappelijk werker.
f. Cliënt: degene ten behoeve van wie een aanvraag wordt ingediend door een maatschappelijk werker.
g. Student: degene die een aanvraag indient ter ondersteuning van zijn studieactiviteiten.
h. Bestuur: de bestuursleden van de K.F. Hein Stichting, de Stichting K.F. Hein Fonds en de Stichting K.F. Hein Fonds Studie en Individuele Noden.
i. Bestand: elektronisch bestand waarin de gegevens in het kader van de behandeling van aanvragen worden opgeslagen en waarop dit reglement van toepassing is.
j. Betrokkene: een aanvrager, cliënt of student.
k. Aanvragensysteem: online systeem "AIMS" voor het invoeren van gegevens van een aanvraag en het aanmaken van een account door een aanvrager te bereiken op https://aanvragen.kfhein.nl.
l. Account: identificatie van een aanvrager voor toegang tot het aanvragensysteem.
m. Bewerker: degene die namens de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt bestaande uit  systeembeheer van de digitale aanvragenomgeving AIMS en het bestand, te weten Quest ltd gevestigd te Dublin, Ierland.

Artikel 2 - Doeleinden van het verwerken van de persoonsgegevens
De gegevensverwerking en vastlegging in het bestand heeft als doel
a. de behandeling van aanvragen en het nemen van besluiten en;
b. de controle op de feitelijke besteding van de toegezegde middelen door de aanvrager teneinde te kunnen evalueren en te verifiëren of de middelen op een juiste manier zijn besteed.
c. Het bestand bevat persoonsgegevens van aanvragers, cliënten en studenten.

Artikel 3 – Verantwoordelijkheid en beheer van de gegevens
1. De K.F.Hein Stichting is beheerder van de registratie en draagt als zodanig verantwoordelijkheid voor de verwerking van de gegevens.
2. De verwerking van de gegevens geschiedt uitsluitend volgens de door de K.F. Hein Stichting vast te stellen eisen en door de K.F. Hein Stichting aan te wijzen personen werkzaam bij het Bureau.


Artikel 4 - De persoonsgegevens van de aanvrager en de wijze van verkrijging
1. Aanvrager is slechts bevoegd tot het indienen van een aanvraag na het aanmaken van een account.
2. In het bestand worden in het kader van het aanmaken van een account over een aanvrager de gegevens opgeslagen als genoemd in bijlage 1 van dit reglement.
3. Aanvrager wordt bij het aanmaken van een account gevraagd om kennis te nemen van dit reglement en akkoord te gaan met de inhoud van het reglement.

Artikel 5 – De persoonsgegevens van de cliënt en de wijze van verkrijging
1. Aanvrager verzamelt de voor een aanvraag benodigde gegevens van de cliënt en vraagt de cliënt om schriftelijke toestemming voor het indienen van de aanvraag en de daarbij behorende verwerking van persoonsgegevens.
2. Aanvrager informeert de cliënt over het doel van de gegevensverwerking en van de voor de aanvraag benodigde gegevens.
3. Aanvrager registreert de voor de aanvraag benodigde gegevens van de cliënt in het bestand.
4. De gegevens die over de cliënt in het bestand worden geregistreerd zijn opgenomen in bijlage 2 van dit  reglement.

Artikel 6 – De persoonsgegevens van de student en de wijze van verkrijging
1. De student dient een aanvraag in door middel van het verstrekken van de voor de aanvraag benodigde gegevens via het aanvragensysteem.
2. De student wordt bij het indienen van een aanvraag en bij het aanmaken van een account gevraagd om kennis te nemen van dit reglement en akkoord te gaan met de inhoud van het reglement.
3. De voor de behandeling van een aanvraag benodigde gegevens zijn vermeld in bijlage 3 van dit reglement.

Artikel 7 - Toegang tot de gegevens
1. Toegang tot de gegevens hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen taken:
- De bestuursleden van de K.F. Hein Stichting en dochterstichtingen;
- De directie en medewerkers van het Bureau;
- De accountant, te weten Mazars;
- De contactpersoon;
- De bewerker, in dit geval de systeembeheerder van de digitale aanvragenomgeving AIMS, te weten Quest ltd gevestigd in Dublin, Ierland;
2. Uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor een goede werking van het digitale aanvragensysteem kan de K.F. Hein Stichting een derde toegang geven tot het digitale aanvragensysteem.
3. De in lid 1 en 2 van dit artikel genoemde personen zijn tot geheimhouding van de bij hen aanwezige gegevens verplicht.

Artikel 8 - Verstrekking van gegevens aan derden
1. Er worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij dat noodzakelijk is voor de behandeling van de aanvraag en de besluitvorming.
2. Uit het bestand worden geen andere gegevens verstrekt dan die welke op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van bepalingen in dit reglement verstrekt moeten worden.
3. Van een verstrekking van gegevens wordt aantekening gehouden in de dossiers wordt bijgehouden. De aantekening houdt in aan wie en op welk tijdstip welke gegevens zijn verstrekt gedurende de duur van de gegevensverwerking.

Artikel 9 - Verwijdering van persoonsgegevens
1. De gegevens van cliënten of studenten worden uiterlijk vijf jaar nadat een eventuele toezegging is uitgekeerd of vijf jaar nadat een aanvraag is afgewezen op zodanige wijze bewerkt dat deze niet meer te herleiden zijn naar de individuele cliënt of student.
2. De gegevens van de aanvrager worden vernietigd uiterlijk vijf jaar nadat een eventuele toezegging ten behoeve van de laatste aanvraag is uitgekeerd of vijf jaar nadat de laatste aanvraag is afgewezen.
3. Ten behoeve van wetenschappelijk of statistisch onderzoek kunnen gegevens in geaggregeerde vorm gedurende langere tijd dan in lid 1 en 2 van dit artikel genoemde termijn worden opgeslagen en bewaard.


Artikel 9 - Organisatie en beveiliging
1. De verantwoordelijke heeft de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen ter beveiliging van de gegevensverwerking zoals beschreven in dit privacyreglement, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat inbreuken op de beveiliging waardoor een aanzienlijke kans bestaat op ernstige nadelige gevolgen dan wel die ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens, worden gemeld bij de betrokkene en bij het college bescherming persoonsgegevens.

Artikel 10 – Inzage, correctie en verzet
1. Op dit reglement zijn de bepalingen van hoofdstuk 6 van de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing.
2. Betrokkene kan een verzoek om inzage, correctie of verzet indienen bij het bureau van de verantwoordelijke. 

Artikel 11 - melding bij het College Bescherming Persoonsgegevens
De verwerkingen van de persoonsgegevens zijn gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens onder nummer 1585071.

                                                                                             ***

Bijlage 1 behorende bij artikel 4 Privacyreglement K.F.Hein Stichting
De persoonsgegevens van de aanvrager als bedoeld in artikel 4:
- naam, achternaam en geslacht, contactgegevens (e-mailadres, adres en telefoonnummer); en
- gegevens van de organisatie waarvoor de aanvrager werkzaam is of als contactpersoon optreedt.
- Indien de aanvrager contactpersoon is van een organisatie, geeft de contactpersoon tevens het doel van de aanvraag op.

Bijlage 2 behorende bij artikel 5 Privacyreglement K.F.Hein Stichting
De persoonsgegevens van de cliënt als bedoeld in artikel 5:
- naam, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, burgerlijke staat, beroep;
- persoonlijke situatie: gegevens partner, (inwonende) kinderen, opgave inkomsten en uitgaven per maand, schulden/vermogen, relatie met hulpverlenende instantie(s);
- een omschrijving van de nood van de cliënt waarvoor de aanvraag wordt ingediend;
- gegevens omtrent de gezondheid van de cliënt (medische gegevens);
- gegevens betreffende de hulprelatie met de maatschappelijk werker of organisatie van maatschappelijk werk;
- Strafrechtelijke persoonsgegevens;
- gegevens over onrechtmatig of hinderlijk handelen waarvoor een verbod is opgelegd.


Bijlage 3 behorende bij artikel 6 Privacyreglement K.F.Hein Stichting
De persoonsgegevens van de student van de student als bedoeld in artikel 6:
- naam, geslacht, geboortedatum, contactgegevens (adres, postcode, woonplaats, e-mail adres en telefoonnummer), bankrekeningnummer;
- gegevens over de studie en de studievoortgang;
- gegevens betreffende het doel van de aanvraag.
- gegevens betreffende de financiële situatie en woonsituatie van de student;
- resultaat afstemmingsoverleg met andere fondsen voor studentenaanvragen;
- Gegevens omtrent de gezondheid van de student;
- Strafrechtelijke persoonsgegevens;
- Gegevens over onrechtmatig of hinderlijk handelen waarvoor een verbod is opgelegd.

 

Ga terug naar nieuws overzicht